第一部分:职业素质篇
第一节:行政人员(秘书/助理)的职业特性与素质要求
一、准确自我定位
1、初级:事务性文员
2、中级:事务性文员+协助管理
3、高级:独立管理+事务处理
视频:为什么不提拔我?
现场演示:“用什么方式说话,永远比说什么更重要”
二、优秀人员的胜任素质
1、如何提升秘书/助理/前台人员的素质
2、优秀与一般的差异.修炼良好心态
案例分析:对待岗位的三种不同观点的人,命运怎么就这么不一样呢?第一种人认为:初级秘书、文员不就是端茶倒水,接听电话,就是个“万金油”角色;第二种认为吃年轻饭,混日子;第三种可是个有心人,知道脚下的路该怎么走,剖析她的成功路是怎么走的。
3、如何理解五星级的秘书/助理.从优秀到卓越
案例:老板眼中的五星级秘书/助理
第二节:秘书/助理职场礼仪规范
一、塑造良好的个人职场形象
1、着装的原则
2、“拒绝”着装败笔.着装误区
3、恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人
案例:为什么不录用我,我错在哪呢?
二、基本职场礼仪
1、办公室礼仪
2、待礼仪.形体仪态的训练
3、站姿—体态美的起点
4、坐姿—高雅仪态的展示
5、走姿—动态美的展示
6、表情—内心世界的窗口:目光、笑容
7、接待礼仪
8、电话礼仪与应对技巧
现场演示:如何着装让我更优雅和自信
三、办公场所5S管理
1、5S的概念
2、推行5S的重要性
3、如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作
4、长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法
.现场模拟:算一算人生有多少年在工作?良好的环境对我们有多重要,教会你5分钟快速掌握5S技巧
第二部分:工作技能篇
一、时间管理及工作统筹技巧
1、时间管理的误区
2、时间管理的原则
3、目标管理与80/20法则
4、缓急轻重的优先管理
5、个人时间与领导工作时间计划与安排
6、时间管理小窍门
7、办公室接待与电话处理
8、上级的时间管理与安排
9、自我情绪控制与压力管理
10、上司出差日程管理与工作计划
案例:如何管理上司的时间.帮领导做计划的技巧
小组讨论:“你一天的工作是怎么安排的?”如何管理你好你的时间,让自己活出精彩?
案例:从种树任务分析您解决问题的思路
11、做正确的事,不仅是把事做对
大家认为是否能在3年时间内,获得15年的工作经验?其实是可能的,老师亲身经历和大家分享时间管理的秘诀
二、会务组织与管理
1、成功组织会议的技巧
2、组织阶段的工作:
1)会前准备
2)会中协助
3)会后整理
4)会议座次安排的学问
练习:小组讨论:如何协助召开公司例会
案例:如何应对会议中的“漏洞”?
现场模拟:会议记录及纪要训练
三、信息、文档管理与运用
1、信息收集
1)信息工作的六个基本要求和三个诀窍
2)收集信息工作的三个诀窍
3)信息的查实及传递
4)信息的储存与保密
2、文档管理
1)文档分类及储存的工作规范
2)文档查阅及分装的工作规范
3)文档销毁及保密的工作规范
案例:李秘书的返工引起的深思
四、行政公文写作技巧与处理实务
1、行政公文写作的基本要求
2、行政公文的格式
3、常用行政公文写作及公文格式要素范例
1)通用公文:
A.报告
B.请示
C.批复
D.函
E.决定
F.公告
G.通告
2)事务公文:
A.工作计划
B.工作总结
C.会议纪要
3)礼仪文书:
A.请柬
B.介绍信
C.推荐信
案例分享:请示/报告混为一体
撰写初稿练习:通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写
现场研讨:领导公文文种混淆(关于……请示报告),您是知道领导错了,您如何提出来?
第三部分:统筹管理篇
第一节:秘书/助理人际沟通与工作协调技巧
游戏导入:“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义,并导出沟通的意义所在
一、成功沟通的秘诀
1、学会聆听:不轻易打断对方的话
2、怎样反问:了解对方的需求
3、如何肯定:肯定对方.微笑、点头、是是是
4、表明立场:拒绝的艺术
5、提出解决方案:提出2-3个解决方案
案例:如果是你该怎么说?
为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价
二、有效沟**程及环节
1、信息发送、接收、反馈
2、有效发送的技巧
现场演示:沟而不通的后果给我们带来的启事
三、认识你的沟通对象
1、与上级沟通的原则
2、与各种性格的领导打交道技巧
3、跨部门的沟通技巧
4、与客户沟通
游戏:究竟是谁的错?
研讨九型人格学问.教您认识自己和他人的工具
5、只有“懂领导”才能帮领导
第二节:行政管理人员办公室事务管理
1、后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁)
2、办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑)
3、员工安全和保密工作
4、公共关系管理
全景案例:某公司年度大型庆典活动策划始末
案例:如何应对车辆管理的“漏洞”?
第三节:事物性项目性工作的组织管理
1、事务工作有哪些
2、学会列事务清单
3、用项目计划管理工作
沙盘演练:如何设计大型接待计划并实施
课程分享:我学到了什么?
课程背景:在现代企业面临的竞争日益激烈的今天,企业对行政管理水平要求也越来越高,同时对行政管理人员的专业素质也提出更高的要求,行政管理人员没有受过系统的专业知识和技能的训练,仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好行政管理工作的。很多时候想为领导做得更多,却总是因不懂领导被动地顾此失彼完成一些事务性的工作,很难“想领导所想,急领导所急”,成为领导不可或缺的得力助手。经常听到公司领导下属抱怨行政管理工作不到位,而从事行政管理工作的人士,整天忙得晕头转向,却只有苦劳没有功劳,不知如何让行政管理工作变得更有效率,更好地体现自己的职业价值。想快速提升自身的行政管理能力,又苦于没有专项的培训课程。为此,我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程,通过两天的集中训练,全方位提升行政管理工作的认知水平,快速掌握提升行政管理工的各项能力的方法和技巧;新形势下需要五星级的行政管理者,具备“调频”能力,本课程将教您如何掌握“调频”技巧,学习快速“懂”领导的方法,具备调整与领导一个“频道”上进行沟通的能力,真正成为领导的得力干将。